비서 직무인터뷰 | 비서는 멀티플레이어라고 말하는 똑부러지는 최은주멘토의 생생한 이야기.

지금까지 해오신 일과 학업에 대해 설명부탁드립니다.: 여상을 나와서 대우전자부품에 20살 때 입사를 했어요. 대우에서 6년 동안 영업관리하면서 비서를 겸임하는 동안 대학의 꿈을 못 버리고, 2006년도에 경기대에 갔어요. 정말 주경야독을 했죠. 그렇다고 경력을 놓칠 수 없었어요. 이 업무가 한번 손을 놓으면 따라가기 힘들거든요. 특히 워드프로세서만 해도 계속 업그레이드 되고 새로운 버전이 나오고요. 그런 프로세스들에 대한 감이 떨어지는 것이 너무 싫어서 대학 4년 내내 장학금도 타고 경력을 쌓는 것도 놓치지 않으려고 독하게 공부했어요.
학교를 다니는 동안 메트라이프 지점장님 비서로 일했어요. 지점장님의 배려로 비서업무가 제 적성에 잘 맞는다고 느껴서 전문 비서로 나가야겠다고 결심했죠. 그때 제 꿈은 대우를 나와서 무용을 전문적으로 하려 했는데 다치는 바람에 무용의 길은 접고, 비서로 다시 일어서자라고 다짐했어요. 처음에는 선배의 권유로 6개월 단기 계약직으로 CEO 비서의 일을 시작했는데 그렇게 시작된 경력들이 쌓여 전문 비서로 나서게 되었어요.

주경야독을 하셨다고요?: 대학이 야간학교더라도, 주간, 야간 수업을 들을 수 있는데 다 야간으로 돌렸어요. 그리고 5시부터 10시까지 일주일 내내 하루도 안 빼고 매일 학교에 다니고, 그러면서 회사도 다녔어요. 4학년 때는 새벽4시에 일어나서 새벽6시부터 학원을 3개 다녔어요. 전산회계 학원, 모스 학원, 토익 학원. 그러면서 취업 준비를 했죠.

그럼 자격증은 비서를 하기 위해 준비하신 건가요?: 이 길을 가려고 자격증을 딴 것은 아니에요. 고등학교가 상고이다 보니까 기본이 실무에 관련된 자격증을 따는 것이었어요. 다른 친구들과 비교해서 위축되기 싫어서 열심히 딴 거도 있어요.(웃음) 그 후 비서 선배가 이 쪽 길을 가면서 전산회계가 있으면 참 좋다고 추천해주셨어요. 당시 부기가 없어지는 상황이어서 회계 정보를 따고 마음 놓고 있었는데, 안되겠다 싶어서 바로 전산회계에 도전했어요. 저는 실무 경험이 있다 보니 다른 이들보다 자격증 공부하기는 수월했던 것 같아요. 기본적인 부기와 원가회계가 탄탄하게 되어있어서 조금 더 쉬웠던 건 사실이에요. 기업마다 사용하는 프로그램이 다르니까 관심 있는 분들은 어떤 프로그램이 업무에서 실제로 쓰이는지확인해 보셔야 해요.

비서라는 직무가 생각보다 쉽지 않다고 들었는데, 10년 동안 일할 수 있었던 원동력은 무엇인가요?: 쉽지 않죠. 하나만 잘해야 하는 게 아니어서요. 그렇지만, 인정받는 말 한마디에 힘을 얻는 것 같아요. 중요한 회의가 있으면 시작 전에 무조건 비서실에서 진행하게 하는 것 자체가 인정받고 있다는 거죠. 그런 점에서 비서는 ‘없어서는 안 될 존재’라고 느껴지기도 하고요. 전 사회 경력만 14년인데 나중에 50대 아니 할 수 있을 때까지 일을 하고 싶어요. 제가 일할 수 있는 원동력은 제 삶의 열정이죠. 결혼해서 주부로 있는 친구들이 부러울 때도 있지만, 일하고 있는 지금의 제가 좋아요.

비서라면 기본적인 필요한 자질은 무엇이라고 생각하세요?: 우리 업무에서 가장 중요한 것은 빠른 기억력이에요. 저 같은 경우에는 대표님 한달 후 스케줄까지 머리에 싹 다 있어요. 갑자기 물어보고, 전화로 물어봐도 즉시 대답할 수 있어야 해요. 기억이 안 날 경우를 대비해 항상 두 달치의 스케줄 표를 갖고 다니기도 해요.

그러면 직무에서 요구하는 역랑 중 기억력이 있네요?: 제가 면접 볼 때 가장 많이 하는 말이, 기본적인 자질을 말하게 되는 것 같아요. 기억력뿐 아니라 여러 방면으로 두루두루 갖춰야 하죠. 비서의 역량은 하나만이 아니니까요. 가장 중요한 것은 충성심. 회사보다는 보스에 대한 충성심이라고 생각해요. 대표님께서 회사를 옮기시면서 다른 회사로 스카우트 제의를 하시면 같이 옮기는 경우도 있기 때문에 가장 손꼽히게 중요하다고 생각해요.

비서가 되기 위해 요구되는 능력이나 스펙에는 어떤 것이 있나요?: 기업마다 너무 달라요. 중소기업에서는 총무와 비서 업무를 겸직하기를 원하는 경우도 있고요. 대기업이나 중견기업 정도라면 4년제 대학 나와야 하고, 학점 좋아야 하고, 전산회계1급, 모스, 자동차면허, 회계지식이 있으면 좋고요. 하지만 이런 건 너무 기본이에요. 회계가 기본인 곳도 많아요. 여기서 플러스해서 좋은 것은 어학을 잘하면 참 좋겠죠. 외국계라면 특히나 영어나 그 회사에서 자주 사용하는 언어가 중요하겠죠?

비서라는 직무를 바라보는 사회적 인식에 대해 어떻게 생각하세요?: 비서자체를 잘못 인식하는 사람이 많아요. 비서는 하나만 잘 하는 게 아니라, 멀티플레이어에요. 손님이 오면 차(茶)를 접대하는 경우가 많은데요. 그래서 차(茶) 공부를 조금 했어요. 그렇다고 깊게 礫다기 보다 차를 우려내는 방법, 겨울에 찻잔을 데워서 나가는 법 등 세심하면서 작은 디테일을 공부한 거에요. 차 접대뿐 아니라, 대표님의 주요업무 Arrange 및 관리, 해외/국내출장 티켓팅 및 기타 업무관리, 골프 부킹, 난(蘭) 관리 등 끝이 없죠. 저 같은 경우는 대표이사 강연자료 및 문서실무 등이 더 추가 되기도 해요. 기본적으로 일정 관리를 하니까 대표님이 무리 없이 소화하시도록 스케줄 조정도 하고, 외워두고 무슨 일이 생기면 즉각 해결해야 하죠. 변경된 스케줄은 대표님께 바로 바로 보고도 해야 하고요.
간략하게 말하면 이렇게 업무들이 진행되는데요. 잘못된 인식에 사로잡힌 경영진들이 비서를 계약직, 파견직으로 채용하고 그들에게 전문적인 업무가 아닌 잔심부름만 시키면서 성장할 수 있는 환경을 만들어주지 않죠. 그게 가장 안타까워요. 그들의 업무는 보안유지와 세심함과 꼼꼼함, 좋은 매너와 인상, 희생정신, 눈치와 순발력 등 기회만 주어진다면 전문 비서로 커갈 수 있는 그들에게 기회 조차도 주지 않는 현실이죠. 많은 기업들의 경영진들께서 깨어있는 의식으로 채용하시길 바래요.

그 동안 가장 보람된 경험이나 에피소드가 궁금해요.: 제가 VVIP 의전업무를 하면서 있었던 일인데, 식자재 박람회이다 보니 큰 외식기업들이 많이 와요. 작년 한국식자재박람회에서 VVIP의전을 담당했어요. 외식관련 대표님, 교수님 등 많은 분들이 오셨는데, 이번에 당선된 박근혜 대통령도 오셨죠. 다른 분들은 비서와 함께 동행했는데, 박근혜 대통령은 경비가 삼엄해서 약간 당황했어요. 대표님들 기호에 맞게 차와 다과를 준비했었는데요. 그때 저희 대표님께서 저에게 의전업무를 네가 그렇게 잘 소화할 줄 몰랐다고 칭찬해 주시더라고요.

멘토님만의 강점! 나는 이런 점이 다른 비서들과 다르다고 생각하는 점이 있으신가요?: 제 강점 중 하나가 친화력이에요. 입사하고 나서 대표님과 최대한 빨리 친해지자. 그리고 그 주변 모든 사람들과 친해지자. 그리고 손님들의 모든 개인적인 커피스타일도 다 기억해요. 기본적으로 사람을 좋아하고, 친화력이 있어야지만 개인 성향을 빨리 파악할 수 있는 거죠.

세심한 편이신 것 같아요.: 저 외에도 많은 비서 분들이 세심하실 거에요. 세심하고 꼼꼼하지 않으면 안되니까요. (웃음) 저희 대표님은 매달 강의가 많으셔서 그것을 관리하고 저장하는 USB가 굉장히 많아요. 그래서 제가 정리를 좀 했죠. USB마다 각각 스티커를 붙여 놓고, Word 파일에 어떤 USB에 어떤 파일이 있다고 다 정리를 한 다음, 음식점 메뉴판처럼, 전체를 다 파일링해서 USB를 일일이 꽂아서 확인하지 않아도 바로 찾을 수 있도록 해드렸어요. 대표님이 효율적으로 일하기 편하시도록 제가 미리미리 업무를 처리하는 거죠. 어떻게 보면 이런 게 바로 충성심이고 의리죠.

직업병이 있으세요?: 요약 정리해서 말하는 거요. 모든 대표님들께서는 과정보다는 결론을 알고 싶어하세요. 결론부터 듣고 싶어하시기 때문에, 말하는 법이 달라졌어요. 두괄식으로 말을 해요.
친구들이랑 모여서 음식점에서 주문을 할 때도 제가 다 외워서 주문하거나 정리하고, 돈 관리도 제가 하죠. 커피 하나를 주문할 때도 정리해서 이야기하게 돼요.

비서업무의 전망은 어떻게 전망하세요?: 제가 2010년도에 대학을 졸업 했어요. 3년 전보다 달라졌고, 앞으로 더 발전할거라고 저는 생각해요. 비서를 비중 있게 나오는 드라마도 많이 생긴 것처럼요. 그만큼 관심도가 높아진 것 아닐까요? 드라마도 드라마지만, 기업에서 채용하는 것 자체가 수준이 많이 높아졌어요. 좋은 회사가 많이 생겼고 그 만큼 전문성을 요구하는 회사도 많아요. 그러니까 전문성을 가지고 도전하면 된다고 생각해요.

사회초년생으로 돌아가면 이 일 하실 건가요? 아니면 이런 실수는 하지 않겠다는 점이 있으신가요?: 영어를 잘 하고 싶어요. 교보악사다이렉트보험에서 일할 기회가 있었어요. 그런데 영어가 부족하다고 생각해서 포기한 경우가 있었어요. 그래서 제가 사회 초년생으로 돌아간다면 영어를 더 잘할 거예요. 그래서 외국계 기업에서 일해보고 싶어요.

이 직종을 준비하고 있는 후배들에게 조언 한마디 해주세요.: 첫 번째는 센스! 눈치! 특히 예의가 중요해요. 한번은 신입 직원이 “사장님 사과 하나 드실래요?” 이렇게 말한 적이 있었어요. 그 친구는 틀린 게 아니라 아직 몰라서 그런 거에요. 사회초년생의 실수죠. 하지만 계속 반복되면 그건 틀린 게 되는 거에요. 센스도 없고 예의가 없는 거죠.
그리고 절대 꼼꼼, 절대 섬세. 소리 안 나게 문닫기, 소리 안 나게 찻잔 놓기, 왼손잡이면 왼손 쪽에 손잡이 놓기 같은 이런 작은 디테일들을 신경 써야 해요.
두 번째는 자기계발을 계속 했으면 좋겠어요. 저는 지금도 영어 스터디를 주1회씩 각 기업의 비서들과 모여서 하고 있어요. 공부뿐만 아니라 서로의 고민을 공유하고 위로도 하고 맛집도 찾아 다니죠. (웃음) 자기계발을 함으로써, 계속 발전해 나간다면 그 어떤 곳에서도 성공할 수 있다고 생각해요.
세 번째는 휴식을 취할 수 있는 자기만의 힐링법을 가졌으면 좋겠어요. 앞만 보고 달려가더라도 어쩔 땐 잠시 서서 뒤도 돌아보고 옆도 보면서 안정을 취하고 휴식을 즐겨야 다시 점프 할 수 있지 않을까요? 힘들 때 도망가는 것이 아니라 잠시 쉼표를 찍는다고 생각하고 힐링 했으면 해요. 많은 비서 후배들이 힘들 때마다 그만두고 떠나버릴 때, 그들만의 쉼표를 찾지 못해서 마침표를 찍어버리는 것 같아요. 자신만의 힐링법 꼭 찾으세요.(웃음)

도움이 될만한 책이 있다면 추천해주세요.: 저는 심리학 책을 많이 읽었는데요, ‘프레임’ 을 추천해 드리고 싶습니다. 이 책을 읽으면서, 상대방에 대해 이해하고 받아들일 수 있게 되더라고요. 저의 에너지로 인해 상대방을 변화시키는 것도 중요하지만, 먼저 그들을 이해하는 것이 우선 아닐까요?

비서 생활에서의 멘토가 있으시다면 말씀해주세요.: 편집장 최진주. 10대 때부터 지금까지 많은 조언을 해준 저의 멘토에요. 저에게는 없어서는 안 될 소중한 인연이죠. 그녀가 없었으면 수많은 지뢰밭을 넘어가지 못하고 주저앉고 말았을 거에요. 사실 멘토와 멘티의 관계는 항상 한쪽에선 말하고 한쪽에선 듣고 있다고 생각하는데, 근데 그게 아니라 서로 커뮤니케이션을 하면서 옳은 결론을 도출하게 되는 것 같아요.

인생의 터닝포인트가 있으셨나요?: 무용가를 꿈꿨어요. 제 인생의 열정을 한꺼번에 쏟아낼 것처럼 춤을 사랑했죠. 주말마다 길거리 공연도 하고, 서울대공원역의 지하철역사안에서 백혈병 자선공연도 했고요. 무릎을 다치지만 않았다면 계속 춤을 추고 있었을 거에요. 춤을 못 추게 되고 나서 제 고민은 시작되었죠. 대학을 다니면서 심리학 교양수업도 듣고, 마케팅 수업도 들으면서 또 다른 길을 찾아 헤맸죠. 경영학 수업을 배우면서 기업의 전반적인 흐름을 파악하는 비서를 선택하게 되었고 제 최종 선택이 된 거죠.

앞으로의 목표나 꿈이 있으시다면 말씀해주세요.: 30대에 책을 내고 싶어요. 주변 사람들은 제가 에세이를 내길 원해요. 하지만 저는 후배들을 위해서 비서를 위한 책을 쓰고 싶어요. 비서로서의 노하우를 알려드리면서, 마음에 위안을 줄 수 있는 그런 책이요. 처음 비서를 시작하는 사람들이 헤매지 않고 이 길을 올바로 갈 수 있도록, 비법전수를 해줌과 동시에 힐링을 해주는 그런 책을 만들고 싶네요.
책이 나오면, 주변 사람들에게 위안을 주는 힐링 강연도 다니고 싶고요. 그때면 제 스스로도 경력이 쌓여서 더 말할 거리도 많아지고, 생각도 많아져 잘 전달할 수 있을 것 같아요.

나에게 비서란 ㅇㅇㅇ다.: 비서는 나에게 “자존감(Self-regard)”
국어사전에 나온 정의를 보면 자존감의 뜻은 ‘자기의 품위를 스스로 지킴’이라고 되어 있어요. 또 다른 뜻은 ‘자기 힘으로 생존함’이죠. 자신에 대한 확신이 있고, 만족을 해야 생기는 힘 바로 자신과의 싸움이에요. 그러기 위해선 스스로 노력해야 하는 것이 정말 많아야 해요. 물론 희생도 따르고요. 저는 긍정적으로 생각하려고 많이 노력하는 편이에요. 긍정적으로 바라보는 시선이 올곧아야 어떤 일에도 즐거움이 함께 하니까요.